В стоимости строительного проекта комплектация может превышать 50%, однако компании по-прежнему недооценивают ее значимость. Кирилл Поляков, основатель компании Прагма (резидент Сколково) и платформы Pragmacore, рассказал, к каким проблемам приводит отсутствие управления комплектацией и как игрокам строительного рынка поможет цифровизация этого направления.
Стройка без комплектации: 3 главные проблемы
В цикл комплектации входят все процессы, связанные с материально-техническим обеспечением (МТО): это планирование потребностей в материалах и оборудовании, выбор поставщика, контрактация, закупка, оплаты, логистика, поступление на склад, вовлечение в производство и списание. Комплектация также подразумевает координацию разных направлений и регулярную коммуникацию между участниками строительного проекта. С ее помощью можно понять, есть ли у строителей все необходимое для разных работ, и, если нет, как это исправить.
Комплектация напрямую влияет на реализацию проекта и его окупаемость. Особенно это касается промышленного строительства, поскольку в гражданском процесс менее материалоемкий, а сроки — сжатые и не подразумевают длинных циклов производства. В условиях санкций и усложнения цепочек поставок выстроенное управление МТО позволяет сэкономить за счет грамотного планирования.
Однако сегодня подавляющее большинство игроков на рынке неправильно трактуют понятие комплектации. Чаще всего в компаниях создают департамент снабжения или закупок, и другие отделы одновременно, без какой-либо координации сообщают ему о своих потребностях. Такой подход неизбежно ведет к трем проблемам.
1. Дефицит материалов и оборудования. Хаотичность в формировании запросов к службе снабжения приводит к тому, что какая-то часть потребностей теряется, и продукцию заказывают несвоевременно. Ожидание забытых поставок означает простой работ, а это до 20 млн рублей убытка на крупной стройке в день. Плюс, любой материал, который упустили в процессе комплектации и завозят на площадку внепланово, обходится компании в разы дороже, чем он стоил бы при своевременном планировании. Особенно это актуально для проектов со сложной логистикой.
2. Переизбыток продукции. Стандартная ситуация — когда служба снабжения заказывает одни и те же товары по нескольку раз, поскольку смежные подразделения компании не соотносят друг с другом свои потребности и дублируют заявки. В итоге после строительного проекта на складах остаются десятки и сотни неиспользованных позиций, а переплата в десятки и сотни миллионов рублей.
3. Заморозка оборотных средств. В некоторых случаях руководители строительных проектов принимают решение сразу закупить все необходимые материалы, чтобы избежать дефицита. Это приводит к замораживанию оборотных средств из-за переизбытка продукции на складах. Кроме того, в процессе проекта технические решения меняются, что делает часть запасов неликвидными. Проблемы возникают и со сроками годности, так как материалы могут просто «не дожить» до момента, когда их используют, если мы говорим про промышленные проекты длительностью в три-четыре года.
Идеальный процесс управления комплектацией и почему он не реализуется на практике
Для наибольшей эффективности нужно разделять службы закупки и комплектации. Задача снабженца — корректно закупить материалы и оборудование, уложиться в обозначенные сроки и подобрать лучшую возможную цену с учетом заявленного качества. В идеале информация, которая ему поступает, должна быть полной, без необходимости уточнять у других отделов подробности вроде характеристик продукции.
Служба комплектации станет центром коммуникаций со всеми департаментами строительной компании, которые связаны с МТО. Это финансовый департамент, бухгалтерия, производственный отдел, топ-менеджеры и так далее. Именно она будет контролировать своевременное оформление заявок, проверять их на задвоение, вносить данные в систему учета, передавать их снабженцам. Для упрощения управления комплектацией можно разбить все виды работы на четыре-пять основных: например, земляные работы, монтаж металлоконструкций, инженерные решения, связанные с водоснабжением, вентиляцией, канализацией и так далее. По каждому виду можно определить основные группы материалов и отслеживать их.
На этом роль службы не заканчивается — она также должна быть в курсе статуса каждого тендера, позиций, осуществлять мониторинг статуса отгрузок и поставок, участвовать в процессах списания материалов и инвентаризации, формировать итоговую отчетность после окончания проекта.
К сожалению, сегодня у строительных компаний в России нет настроенной цепочки взаимосвязей между разными процессами и департаментами. Игроки рынка не знают, когда на проект поступила рабочая документация, в полном ли объеме, принята ли она, не выстраивают связь между с графиком производства, финансирования, поставок, не вносят коррективы. Максимальный уровень автоматизации, который мы видели у наших заказчиков — учет фактических затрат на материально-техническое обеспечение по данным из первичной документации. Однако такие отчеты даже не проверяют на полноту информации.
Во многом это связано с отсутствием компетентности и желания со стороны топ-менеджмента. Принятие решений передается руководителю конкретного направления, с которого требуют результат. Такие руководители среднего звена обычно понимают необходимость управления комплектацией, однако не хотят внедрять ее — в том числе потому, что из-за этого каждый их шаг будет виден в режиме реального времени. В итоге вопросы материально-технического обеспечения поднимаются только когда чего-то уже не хватает, а крайним обычно оказывается закупщик.
Цифровизация комплектации
Цифровизация комплектации может решить многие из вышеупомянутых проблем и, по нашим оценкам, поможет снизить неликвиды до 1-2% вместо обычных 4-6% от стоимости материалов. Однако, хотя сегодня на российском рынке более 750 решений в области цифровизации строительства, нет ни одного предложения для управления комплектацией. Самый простой способ для участников строительного рынка — все еще учет в Excel, но этот инструмент сложно интегрировать в распространенные системы управления вроде Primavera и Spider Project.
Есть и другие проблемы — крупные стройки подразумевают необходимость учитывать десятки тысяч позиций, у каждой может быть более 100 параметров. Такими файлами нужно пользоваться нескольким департаментам. Excel просто не справляется с нагрузкой.
Плюс, один и тот же товар часто закупают у 10-20 поставщиков, цены и названия у них могут отличаться. Все это умножает количество строк в Excel, с которыми нужно работать. Большую часть информации — даты, единицы измерения, группы материалов — в Excel нужно вносить в соответствии с четким форматом, иначе ее невозможно использовать для анализа. А человеческий фактор приводит к ошибкам. Адаптировать такие документы для отчетности можно несколько дней.
В этом плане лучше работает 1С, но это сложная программа с расширенным функционалом, и далеко не весь он нужен службе комплектации. В Incepta Group мы нацелились на решение этой проблемы и создали модуль Procurement, автоматизированное рабочее место комплектовщика, Оно позволяет использовать данные во всех итерациях любым количеством пользователей, контролировать весь процесс комплектации. Модуль охватывает почти все возможные варианты отчетности и позволяет генерировать их в режиме реального времени. Мы уже сделали 20 внедрений.
Автоматизация потребностей и связь с BIM
По нашим клиентам мы видим, что многие компании сегодня хотят автоматизировать процесс формирования потребностей и закупки материалов и оборудования. Однако пока нет ни одной системы, которая позволяет автоматически покупать весь спектр номенклатуры для промышленного строительства.
В гражданском строительстве, где нет сложной логистики, а большинство материалов вроде бетона и арматуры находятся в свободном доступе, такая автоматизация выглядит реалистично. В промышленном, по нашим оценкам, не меньше 50% товаров придется закупать вручную. Основная причина — в том, что номенклатуру тяжело собрать: в нее входят десятки, иногда — сотни тысяч позиций, которые разбросаны по заводам в разных регионах.
Хотя полностью автоматизировать этот процесс невозможно, грамотное управление комплектацией поможет в том числе сэкономить на закупках. Понимание, какой объем позиций необходим для строительного проекта, позволяет сразу заказывать на электронных площадках или напрямую у поставщиков большие партии товаров. А чем больше объем заказа, тем ниже цена. Также можно сэкономить на логистике и перевозках, подготовке перевалочных баз и временных складов, сотрудниках. По нашему опыту, в общей сложности можно снизить стоимость примерно на 20%.
Другой актуальный вопрос — синхронизация с BIM-моделями. По данным на март 2021 года, в России около 12% застройщиков использовали BIM для проектирования. В апреле 2020 года технологию апробировали всего 5-7%, подсчитывали PWC. Рынок медленно, но стабильно растет.
В идеальном сценарии можно будет получить ведомость комплектации из BIM-моделей, формируя потребности в новых материалах и оборудовании и календарно-сетевой план. Но пока сохраняется проблема: все оформляют рабочую документацию по-своему, и даже в рамках одного проекта идентичные разделы и материалы прописаны по-разному. Это означает, что «вытащить» из нее информацию по потребностям практически невозможно. Для решения этой проблемы необходимы единые стандарты в строительной отрасли.
Комментарии (0)